Généralité

Un bullet journal professionnel

Je ne sais pas si vous le savez, mais vous pouvez vous servir de votre Bullet journal au travail ! Après tout, pourquoi pas ? Soit vous utilisez le même que dans votre vie personnelle, soit vous en avez 2 différents. Cela dépend de votre activité professionnelle. Pour ma part, j’ai opté pour un bullet journal professionnel et un pour le perso.

Avez-vous déjà songé au gain de temps que vous gagneriez en utilisant le système du bujo au bureau ?

D’ailleurs, je vous préviens tout de suite. J’en ai tellement à dire à ce sujet, que cela ne tiendra pas dans un seul article ! Je vais donc tenter dans ce premier volet de résumé l’essentiel. Je rédigerais dans les semaines à venir d’autres billets plus détaillés.

Bullet journal professionnel : choix du carnet

Première étape, choisir le support. Il est important de se sentir bien avec son carnet. S’il ne nous donne pas envie de l’ouvrir, il ne va pas beaucoup nous aider à être plus productif ! Bien sûr, si vous mélangez le pro et le perso, c’est un peu plus délicat. Par contre, si comme moi, vous avez un carnet dédié pour votre travail, il vous faut réfléchir à ce que vous allez en faire.

Reste-t-il à votre bureau ? Allez-vous l’emmener en réunion ? Aurez-vous beaucoup d’informations à y noter ? Des pages à y insérer facilement ?

◊ Je suis adepte du format A5 pour la vie privée, puisque mon chouchou me suit partout, même au boulot ! Il doit donc rentrer dans mon sac à main. A l’inverse, mon bullet journal professionnel reste au bureau. Du coup, j’ai préféré prendre un plus grand format => A4. Vu la taille de ma to do list, je me voyais mal la rédiger dans un cahier A5. Et j’ai bien fait, car après plusieurs mois d’utilisation, mes to do list sont de plus en plus longues !

◊ Format OK, mais quel carnet choisir ? Il doit être maniable, résistant, ne pas prendre trop de place malgré sa taille … J’ai donc opté pour un cahier à spirale. Je l’ai en permanence sur mon bureau, mais il ne prend pas plus de place qu’une page blanche ! 

◊ Type de page => petits carreaux même si j’aurais préféré à pointillés. Je ne voulais pas mettre une fortune dans mon bullet journal professionnel ! Il y a un juste milieu pour tout. 😉

◊ Ceux et celles qui me connaissent bien, devinez quelle marque j’ai choisi ?! Allez un petit effort, je suis sûre que vous l’avez sur le bout de la langue 🙂 J’adore cette marque, gage de qualité. Un Rhodia ! A moins de 4€ sur amazon

Il est très pratique et le papier est une fois de plus de très bonne qualité. Les feuilles sont détachables et vous permettent donc de les glisser dans des dossiers ou dans un classeur puisqu’elles sont perforées.

Bullet journal professionnel : son contenu

Passons à présent aux choses sérieuses, le contenu ! Pour ma part, j’ai suivi le concept à une exception prêt.

Index

Je n’ai pas créé d’index mais à tort … Je m’en rends compte aujourd’hui, car il m’est parfois difficile de retrouver une page 🙁 Je ne ferais pas l’erreur pour le prochain. Enfin, vous me direz que je peux toujours le créer maintenant … mais je ne me vois pas le mettre à la fin et encore moins au milieu. Je fais donc avec en m’aidant de marque-pages colorés !

Future log

J’ai donc commencé par un future log. Rien de bien compliqué, 2 lignes horizontales sur une page qui me permettent d’avoir 3 mois de visuel.

J’y inscris les dates importantes, les dates butoires. Mais avant d’aller plus loin, afin que vous compreniez mieux mon fonctionnement, je vais brièvement vous expliquer mon travail. Je m’excuse par avance pour cette partie peu glamour ! Je suis à un poste de « Fonction support et assistance métiers » dans un groupe de protection sociale. C’est un métier très varié : suivi de projets, gestion des améliorations des outils, traitement des anomalies, suivi des évolutions de logiciels … Beaucoup de transverse avec de nombreux services … Bref, il faut s’y retrouver et bien suivre tout en même temps. Plusieurs projets sont à suivre simultanément. A cela s’ajoute des problèmes auxquels il faut rapidement trouver une solution. Etc …

Et tout cela prend beaucoup de temps ! Certains sujets reviennent régulièrement = les évolutions de nos outils informatiques sont programmées plusieurs mois à l’avance. Je peux donc les noter dans mon future log. Je peux également y inscrire la date de mise en application d’un décret … d’une réforme de la sécurité sociale … 

Monthly log

Ensuite, chaque mois j’ai une double page dans laquelle j’écris les tâches à effectuer. En fin de mois, je me pose pour faire le point. Parfois, cela me fait du bien de voir tout ce que j’ai réussi à accomplir. Mais souvent c’est l’inverse. Je me rends compte qu’avec les urgences des urgences à traiter, le reste n’a pas beaucoup avancé !

Cette to do list, je viens également l’alimenter quasi quotidiennement. A la sortie d’une réunion, suite au mail d’un autre service … Elle évolue au fur et à mesure des journées. Et bien évidemment, une fois une tâche terminée, je coche la petite case correspondante. Donc j’en ajoute et j’en coche 🙂 

Bujo pro

Bref, je reviendrais dans un prochain article sur la gestion de ma to do list. C’est primordial de bien élaborer cette liste afin de ne pas perdre du temps. Cela mérite donc grandement un billet dédié.

Après la to do list, je note les dead line ainsi que les réponses importantes en attente. Cela doit me servir à mieux gérer mes priorités du mois et à effectuer les relances en temps et en heure. Je dis réponses importantes, parce que j’ai une multitude de mails en attente d’un retour. Ils n’ont pas tous le même degré d’urgence, je ne sélectionne donc que ceux qui sont primordiaux. Mais une fois de plus, c’est un sujet à part entière. J’y reviendrais donc prochainement … matrice Eisenhower, méthode GTD !

Weekly log

Passons à présent à mes pages hebdomadaires. Je note sur cette page les réunions avec les horaires ainsi que les salles prévues + les numéros de conf call. J’inscris ensuite les 4/5 priorités hebdomadaires. Au début, je réécrivais une bonne partie de ma to do list. Mais j’ai vite abandonné. Cela me démoralisait plus qu’autre chose, et me faisait perdre du temps. Aussi, je garde une to do pour le mois, que je consulte chaque fin de semaine pour définir mes priorités pour la semaine d’après.

Weekly log - bullet journal pro

Le bas de page me permet souvent de créer un encart Next week. J’y note les absences de la semaine suivante, les actions qui sont devenues importantes au cours de la semaine … Tout ce qui peut être utile à la programmation de la prochaine semaine et qui m’aidera dans ma gestion du temps.

Ah et j’ai failli oublier ! Je vous ai parlé carnet mais pas stylo. J’écris au Bic + pour la touche de couleur, des paper mate. J’ai une pochette de 16 stylos pour changer de couleur tous les mois. Ce mois-ci, j’ai opté pour le rose bien sûr.

Daily log

Pour finir, les daily log de mon bullet journal professionnel. Ils me sont très utiles. J’y note une fois de plus les réunions avec uniquement les heures. Cela m’aide à organiser ma journée, de voir quel créneau horaire est disponible afin de définir quelle tâche je vais pouvoir traiter. Ensuite, j’écris les actions à effectuer. Si j’ai 4 réunions ou plus, il est inutile de trop charger la to do … 

Bullet journal professionnel

Je me sers également de cette zone comme bloc note : n° de dossier, d’assuré … question à poser, nom d’une personne à contacter … Je ne perds ainsi aucune information ! Aucune feuille volante 🙂 Il peut m’arriver de raccrocher le téléphone et de devoir aller au pas de course à une réunion, voir un service … Alors si je ne suis pas un minimum organisée, je m’y perds et j’égare des informations essentielles.

Bullet journal professionnel - inspiration

 

Je pense vous en avoir déjà dit beaucoup pour aujourd’hui. Si vous m’avez lu jusque là, merci ! Il me reste tant de chose à vous expliquer, à partager avec vous. Je n’ai même pas évoqué les pages « collections » de mon bullet journal professionnel. Toutefois, cet article est déjà bien assez long. Aussi, j’ai préféré vous épargner une lecture trop lourde et ennuyeuse. J’aborderais donc la prochaine fois un thème qu’il vous appartient de sélectionner :

  • Gestion de la to do list
  • Matrice Eisenhower
  • Méthode GTD
  • Sketchnote
  • Mes pages collection ou à thème

A vous de choisir ! La majorité l’emporte 🙂 Je vous laisser exprimer votre avis en commentaire.


Si vous voulez encore gagner du temps ou être plus productif, je vous invite à lire ces articles :

14 thoughts on “Un bullet journal professionnel

  1. Merci pour cet article
    J’ai commencé il y a 2 mois un bujo perso et pro et je ne m’en sors pas du tout … je suis encore moins organisé qu’avant. En lisant des articles je pensais être la seule à échouer !! J’ai un travail qui demande énormément d’organisation, car comme vous je dois suivre des plans d’actions, relancer les pilotes … bref énormément de deadline a tenir. Je vais me lancer dans un bujo perso et un autre pro que je laisserais au travail (le chéri sera content de ne plus voir toutes ces to do list). Un énorme merci, j’ai repris confiance en moi grâce à vous
    Toutes propositions me conviendraient parfaitement mais j’ai une petite préférence sur la méthode GTD.
    Merci pour tout.

    1. Je suis vraiment heureuse d’avoir pu vous aider. Il m’arrive souvent d’être découragée par la masse de travail. Je me suis souvent demandée si je ne me noyais pas toute seule … Mais en notant tout, en écrivant tout ce à quoi je dois penser, je me suis rendue compte que non ! Donc il faut savoir se remettre un peu en question parfois, mais pas que. Il faut aussi ouvrir les yeux sur la pression que l’on peut avoir et savoir s’en détacher autant que possible 🙂 Au plaisir d’échanger. Il ne faut pas hésiter à m’envoyer un message sur mon adresse creabujo@hotmail.com

  2. Merci beaucoup pour cet article, je suis encore étudiante mais certaines de tes idées sont aussi très utiles pour gérer mon bujo perso dont je me sers aussi pour gérer mes révisions, mes devoirs à rendre, etc. Je ne connais rien aux méthodes Eisenhower et GTD, je voterais donc Eisenhower pour un prochaine article, même si j’ai hâte de tous les lire !

    1. Merci ! Je suis heureuse d’avoir pu t’aider. Je pense que pour une étudiante il y a tout plein de possibilités pour suivre les révisions, travaux communs … C’est un sujet à développer !

  3. Super article, g hate de connaître la suite, je préfèrerais c’est sujet car je ne connais pas : Matrice Eisenhower
    Méthode GTD
    Sketchnote

    1. Je vais tenter de publier régulièrement des articles sur mon bujo pro. Les premiers retours sont très positifs ! C’est noté pour ces choix 🙂

  4. Ton article tombe à point! Je viens de commencer mon bujo et comme je travaille à la maison (je suis artisant) , il conjuguera pro et perso….donc le format A4 c’est imposé!
    Je vote pour la méthode GTD! 🙂

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