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Bullet journal professionnel : mieux gérer son temps

C’est mon 3ème article sur le bullet journal au travail, dans lequel je vais tenter de vous expliquer comment mieux gérer son temps. Pour info, il est dans la continuité des 2 précédents. Je vous invite donc à les lire ou relire !

A présent, nous allons voir comment une fois les tâches priorisées, votre bullet journal peut vous aider à bien gérer vos actions et à gagner en productivité. Comment mieux gérer son temps et être plus productif grâce à son bullet journal ? 

 

La timeline dans un bullet journal professionnel

Vous avez donc défini quelles sont vos priorités. Mais comment va s’organiser votre journée ? Ce n’est pas toujours évident entre les réunions, les formations, les conférences téléphoniques …

Pour y voir plus clair, vous avez bien sûr Outlook ! Mais vous pouvez également vous servir du principe de ligne du temps.

Représentation d’une timeline

Rien de plus simple ! Il suffit de tracer une ligne correspondant à vos horaires de travail et d’y noter vos différentes actions. Nous allons par exemple partir sur une journée de 8h30-12h / 13h30-17h.

Timeline - bujo - pro

Avez-vous une réunion importante, à laquelle votre présence est obligatoire ? Si oui, vérifiez l’horaire et l’indiquer sur la timeline de 10h à 11h30. Vous avez donc 1h30 de disponible le matin puis 30 mn (voir plus si avec un peu de chance la réunion dure moins longtemps).

Bullet - journal - timeline

Le mieux est de traiter votre priorité number one au plus tôt ! Estimez combien de temps cela vous prendra et notez ce créneau horaire sur la timeline. 1h ? Donc début 8h30 fin 9h30 🙂 Y-a-t-il ensuite une activité qui ne vous prendrait que 15/20 mn ? Je ne dis pas 30mn car quand on change de sujet, il faut savoir se remettre dedans … prendre une pause … 

travail - bujo - gestion - temps

Ensuite, au choix, soit vous planifiez déjà ce que vous avez d’urgent à faire l’après-midi. Soit vous attendez le retour de déjeuner au cas où éventuellement vous seriez tombé sur un os le matin !

Et les jours suivants ?

Pensez également aux journées suivantes. Grâce à la méthode Eisenhower, vous avez pu vous rendre compte que certaines tâches n’étaient pas urgentes. Peut-être pourriez-vous déjà les programmer sur les jours suivants ? Attention, pensez à garder, un créneau pour les urgences. Ne chargez pas toute votre journée à l’avance. C’est inutile, vous allez reporter encore et encore et donc perdre du temps. Cela va vous agacer et vous allez penser que vous n’avancez pas, ne savez pas gérer … 

En tout cas, pour ma part, il est inutile de programmer une journée complète à l’avance … Il y a toujours quelque chose de plus urgent qui vient se greffer. C’est assez agaçant à force. Du coup, je préfère laisser libre une partie de mes journées et voir le matin ou au fil du temps, ce que cela donne 🙂

Aussi, le mieux est sans aucun doute de prendre une double page de votre bullet journal et d’y dessiner vos timeline de la semaine. Vous pourrez ainsi au fur et à mesure, y inscrire les réunions, priorités … Bien sûr, vous pouvez aussi bien faire des timeline horizontales que verticales. Ci-dessous un exemple dans mon bullet journal personnel.

Bujo - daily log

D’ailleurs, lorsque vous créez votre to do list, pensez à noter en face le temps estimé pour traitement. Exemple : lecture cahier des charges RGPD = 1h Vous gagnerez du temps lorsque vous dessinerez vos timeline 😉

La méthode Pomodoro

Pour une fois, vous avez une plage de travail sans interruption assez large ! Chouette !! Par contre, ce n’est pas le moment de perdre la motivation en cours de route ! Il est nécessaire de rester productif le plus longtemps possible. Et mieux gérer son temps c’est possible, grâce au principe du pomodoro. Ainsi, vous gardez votre productivité maximale sur toute cette plage horaire.

Définition de la méthode Pomodoro

La technique Pomodoro a été créée fin des années 1980 par Francesco Cirillo. En italien, pomodoro veut tout simplement dire tomate ! Une tomate = 25 mn 🙂 Donc, pour appliquer la méthode Pomodoro => on travaille une tomate soit 25mn et on prend une petite pause de 5mn. Au bout de 4 tomates (soit 1h40 de travail), la pause est plus longue 15 mn. Ainsi, vous restez attentif tout au long de votre activité. 

pomodoro - bullet journal

En effet, à vouloir travailler sans s’arrêter, l’attention finit par diminuer. On est moins concentré, donc le risque de faire des erreurs devient de plus en plus important. C’est comme en voiture, toutes les 2h une pause s’impose ! Au boulot, quand vous avez un long trajet, c’est pareil ! 

Pomodoro et timeline ?

Cette technique peut parfaitement être combinée à la précédente. Si vous avez prévu de passer 1h sur une tâche puis 30mn * 2 sur 2 autres. 

  • Votre première tâche correspond à environ 2 tomates. Vous pouvez donc prendre une pause de 5mn au bout de 30mn. Puis à la fin, vous relaxez de nouveau 5mn avant de partir sur l’action suivante. Une fois la seconde action terminée, petite pause de 5mn avant d’attaquer la dernière ! Et pour finir 15mn de pause !

Est-ce que c’est assez clair pour vous ? Sinon n’hésitez pas à me le dire, j’ajouterais d’autres exemples.

Du coup, quand vous créer votre timeline, pensez à ces petites pauses nécessaires. Cela décale un peu le planning 🙂 D’ailleurs, si je reprends l’exemple ci-dessous, voici ce que donnerait ma ligne du temps.

pomodoro - timeline - bujo

1, 2 et 3 représentent les 3 tâches à accomplir. La 1ère est donc d’une heure mais rappelez-vous, avec Pomodoro => pause de 5mn au bout de 30mn puis de nouveau 5 mn à la fin. Par conséquent, il faut ajouter 10mn à cette action sur la timeline. Plutôt que de noter une heure, on note 1h10. Sur la photo, j’ai illustré ces temps de repos en rouge. Et ainsi de suite avec les 2 tâches suivantes … 5mn après la seconde et 15mn après la troisième puisque vous avez atteint les 4 tomates !

Voilà, j’espère que cet article vous sera utile. Si vous avez besoin d’éclaircissement, d’aide …. ou si vous avez des questions, n’hésitez pas à me les poser en commentaire. Je vous répondrais avec plaisir.

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